Hoe zet u een pdf-jaarrekening om naar iXBRL voor SBR?
De pdf blijft uw bron. Wat u deponeert is een iXBRL-rapportagepakket waarin elk bedrag een machineleesbaar feit is.
Kort antwoord
Een pdf-jaarrekening wordt geen SBR-deponering door het bestand te converteren. Elke post krijgt een concept uit de Nederlandse Taxonomie, een context met entiteit en periode, een eenheid en een afronding. Die feiten komen in een Inline XBRL-document, dat als rapportagepakket wordt verpakt en tegen de SBR Filing Rules wordt gevalideerd voordat u deponeert.
Waarom een pdf zelf geen SBR-bestand kan worden
Een pdf beschrijft opmaak: welke tekens op welke plek op de pagina staan. Een SBR-deponering beschrijft betekenis. Voor de ontvanger is 357.941 pas informatie als erbij staat welk concept het is, over welke entiteit en welke periode het gaat, in welke eenheid het is uitgedrukt en op hoeveel cijfers het is afgerond.
De conversie is daarom geen formaatwissel maar een vertaalslag. De cijfers en de tekst blijven van u. Wat erbij komt is de laag waarmee het handelsregister, de Belastingdienst en het CBS hetzelfde document kunnen lezen zonder het over te typen.
Van pdf naar deponeerbaar pakket in vier stappen
De volgorde ligt vast, omdat elke stap de vorige veronderstelt.
- Uitlezen. De overzichten, de toelichting en de overige gegevens komen uit de pdf, inclusief de tabelstructuur die elk bedrag bij zijn regel houdt.
- Concepten koppelen. Elke regel krijgt het concept dat de taxonomie ervoor kent, in de juiste namespace. Hier ontstaan de meeste fouten, en hier hoort een beoordeling door een mens.
- Contexten, eenheden en afronding vastleggen. Entiteit, periode, valuta en het aantal decimalen per feit, want zonder die vier is een bedrag geen feit.
- Verpakken en valideren. Het Inline XBRL-document gaat als rapportagepakket door de validatie: de XBRL-specificaties, de calculatierelaties uit de taxonomie zelf en de SBR Filing Rules.
Het juiste entry point bepaalt de rest
Het KVK-raamwerk kiest het entry point op bedrijfsklasse, met aparte entry points voor banken, verzekeraars en woningcorporaties. Een verkeerd entry point faalt onmiddellijk in de validatie, hoe zorgvuldig de tagging verder ook is.
Voor boekjaar 2025 staat de Nederlandse Taxonomie op generatie NT20. Kies de taxonomieversie die bij het boekjaar hoort dat u deponeert, niet de nieuwste die u kunt downloaden.
Wat u zelf blijft beoordelen
Software kan een concept voorstellen. Alleen u kunt vaststellen dat het voorstel klopt met de jaarrekening die het bestuur heeft vastgesteld. Doc2iXBRL zet daarom elke voorgestelde koppeling naast de bronregel uit de pdf, zodat u per post beoordeelt in plaats van een pakket in één keer te vertrouwen.
Dat is ook de reden dat wij de validatie los houden van de indiening. U ziet eerst wat er is getagd en wat de regels ervan vinden; deponeren blijft uw handeling.
De vier Nederlandse GAAP-namespaces, en wat erin hoort
Elk concept woont in precies één namespace. Ze vullen elkaar aan en zijn nooit uitwisselbaar.
| Namespace | Bevat | Voorbeeld |
|---|---|---|
| bw2-titel9: | Kernbegrippen uit BW 2 Titel 9 | Assets, Equity, Revenue |
| rj: | Uitgebreide begrippen uit de RJ-richtlijnen | CashFlowFromOperatingActivities |
| kvk: | Uitsluitend deponeringsmetadata, nooit primaire feiten | LegalEntitySize |
| ww: | Woningwetvocabulaire voor woningcorporaties, met BTIV en RTIV | Sectorposten van toegelaten instellingen |
rj:Assets gebruiken waar bw2-titel9:Assets canoniek is, breekt de calculatieboom en faalt in de validatie. De KVK-boom importeert daarnaast wnt: voor de Wet normering topinkomens en IFRS-NL-entry points voor rechtspersonen die de IFRS-optie van BW 2:362 gebruiken.
Vragen die hierbij horen
Kan ik een pdf gewoon uploaden bij KVK?
Nee. Het handelsregister ontvangt de gegevens elektronisch via SBR. De pdf is uw bron en blijft dat. Wat u aanlevert is het iXBRL-rapportagepakket dat daaruit is opgebouwd.
Werkt dit ook met een gescande pdf?
Ja, met een stap erbij: de tekst moet eerst worden herkend. Let daarbij op tekens die de filing rules niet toestaan. Tekstherkenning levert regelmatig typografische aanhalingstekens of opsommingstekens op die regel FR-NL-1.02 afkeurt.
En als de jaarrekening in Word staat?
Dan geldt dezelfde route, met minder leesrisico. Een DOCX-bron houdt de tabelstructuur intact die in een pdf uit de opmaak moet worden afgeleid.
Hoeveel van de toelichting moet worden getagd?
Dat hangt af van het boekjaar. Bijlage II van het deponeringsreglement legt de detailtaggingplicht vast; het markeringsreglement in bijlage IV verbiedt vrijwillige block-tagging voor boekjaren die vóór 1 januari 2026 beginnen, omdat de verplichte datum is uitgesteld in afwachting van de herziene methode.
Kan ik het resultaat controleren voordat ik deponeer?
Ja. Open het pakket in de gratis iXBRL-reader en lees het weergegeven rapport naast elk feit, of laat de validator de regelsets aflopen. Voor beide hoeft u niets te installeren.
Blijft de vormgeving van onze jaarrekening behouden?
Inline XBRL is xHTML: het document dat een lezer ziet en het document dat een machine leest, zijn hetzelfde bestand. De vormgeving blijft dus zichtbaar, met de tags eronder.
Uw eerste jaarrekening laten omzetten?
Laat zien welke jaarrekening u wilt deponeren, dan lopen we de route samen door.