SBR deponeren: wat is SBR en hoe lever je je jaarrekening digitaal aan

SBR deponeren betekent dat je de jaarrekening digitaal en gestructureerd aanlevert bij de Kamer van Koophandel (KVK) via Standard Business Reporting. Voor micro- en kleinbedrijven geldt die verplichting al sinds boekjaar 2016, voor middelgrote rechtspersonen sinds boekjaar 2017. Sinds de wijziging van het Besluit elektronische deponering handelsregister van 18 december 2024 zijn ook grote rechtspersonen verplicht digitaal te deponeren, voor boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2025. Bij het deponeren kies je sinds boekjaar 2024 tussen het klassieke SBR-formaat (XBRL-instance) en het Europese formaat (iXBRL); wie rapporteert onder IFRS of binnen de reikwijdte van de CSRD valt, moet iXBRL gebruiken.

Kerngegevens

• Voor wie: rechtspersonen met een publicatieplicht op grond van BW2 Titel 9, zoals bv's, nv's, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Eenmanszaken hoeven niet te deponeren. Beursgenoteerde uitgevende instellingen (artikel 5:25o Wft) leveren hun jaarrapportage aan bij de AFM en zijn uitgezonderd van SBR-deponering bij KVK.

• Rechtsgrond: artikel 2:394 BW (openbaarmakingsplicht), uitgewerkt in het Besluit elektronische deponering handelsregister en de Regelgevende Technische Standaard (RTS) van het SBR-domein Handelsregister.

• Termijn: deponeren binnen acht dagen na vaststelling en uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar (artikel 2:394 lid 1 en lid 3 BW).

• Format: vanaf boekjaar 2024 keuze tussen XBRL-instance en iXBRL (XHTML). iXBRL is verplicht bij rapportage onder IFRS en voor rechtspersonen binnen de reikwijdte van de CSRD.

• Infrastructuur: aanleveren gebeurt geautomatiseerd via Digipoort (beheerd door Logius) of handmatig via het Zelf Deponeren portaal van KVK. Logius beheert de Nederlandse Taxonomie (NT); de documentatie staat op sbr-nl.nl.

• Accountantsverklaring: middelgrote en grote rechtspersonen deponeren de controleverklaring mee, digitaal ondertekend door de accountant en in hetzelfde formaat als de jaarrekening.

Wat is SBR (Standard Business Reporting)?

Standard Business Reporting is het Nederlandse afsprakenstelsel voor gestandaardiseerde digitale informatie-uitwisseling met overheidsinstanties, waaronder KVK en de Belastingdienst. De kern is een gemeenschappelijke taal: financiële begrippen zoals 'netto-omzet', 'balanstotaal' en 'gemiddeld aantal werknemers' zijn eenduidig gedefinieerd in de Nederlandse Taxonomie (NT), een gestructureerde begrippencatalogus. De waarden uit de jaarrekening worden aan die taxonomiebegrippen gekoppeld: het zogenoemde taggen.

Het resultaat is een XBRL-instance-document of een iXBRL-bestand. Beide bevatten machineleesbare tags, zodat KVK de gegevens geautomatiseerd kan verwerken. Bij iXBRL (Inline XBRL) zijn de tags ingebed in een leesbaar XHTML-document: accountant, directie en KVK zien dezelfde pagina, terwijl de gestructureerde data er automatisch uit te lezen is. Lees ook onze uitleg over het verschil tussen XBRL en iXBRL.

De aanlevering verloopt via financiële software of een intermediair (geautomatiseerd via Digipoort) of via het uploadportaal van KVK. Bij ontvangst voert KVK technische validaties uit, onder meer tegen de SBR Filing Rules. Na succesvolle verwerking is de jaarrekening voor iedereen openbaar in het Handelsregister.

Hoe werkt SBR aanleveren stap voor stap?

Het proces bestaat uit drie fasen.

1. Taggen op basis van de Nederlandse Taxonomie. De cijfers uit de jaarrekening worden gekoppeld aan de juiste taxonomiebegrippen. Dit vereist kennis van de taxonomiestructuur en van de verslaggevingsregels (RJ of IFRS). Fouten in de mapping leiden tot validatiefouten bij aanlevering of tot een onjuiste weergave in het Handelsregister. Kies je voor iXBRL, dan hoort daar ook een eigen extensietaxonomie bij: een klein taxonomiepakket dat de structuur van jouw jaarrekening beschrijft.

2. Genereren van het aanleverbestand. Afhankelijk van het gekozen format ontstaat een XBRL-instance of een iXBRL Report Package: een pakket met het XHTML-document en de extensietaxonomie, dat volgens de RTS maximaal 100 MB mag zijn. Bij middelgrote en grote rechtspersonen wordt de digitaal ondertekende controleverklaring van de accountant aan het pakket toegevoegd.

3. Aanleveren bij KVK. Dat kan geautomatiseerd via Digipoort of handmatig via het Zelf Deponeren portaal van KVK. Micro- en kleinbedrijven kunnen hun jaarrekening in dat portaal ook opstellen; middelgrote en grote rechtspersonen uploaden er de reeds vastgestelde jaarrekening, bij middelgroot samen met de controleverklaring en de handtekening van de accountant. Per boekjaar kan slechts één vastgestelde jaarrapportage worden gedeponeerd, dus controleer het bestand vóór verzending.

Termijnen: van opmaken tot uiterste deponeerdatum

De deponeertermijn volgt uit drie stappen in Boek 2 BW. Voor een bv met een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar 2025 ziet de tijdlijn er zo uit:

De absolute grens is twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Zonder verlenging van de opmaaktermijn ligt de uiterste deponeerdatum bij een kalenderboekjaar overigens al op 8 augustus: vijf maanden opmaken, twee maanden vaststellen en acht dagen deponeren. Is de jaarrekening aan het einde van de twaalfmaandstermijn nog niet vastgesteld, dan deponeer je de opgemaakte, nog niet vastgestelde jaarrekening met die vermelding erbij (artikel 2:394 lid 2 BW). Let op de veelgemaakte fout bij bv's waarvan alle aandeelhouders ook bestuurder zijn: ondertekening door het bestuur geldt dan meestal meteen als vaststelling, waardoor de termijn van twee maanden vervalt. De uiterste deponeerdatum wordt dan 8 november (tien maanden plus acht dagen) in plaats van 31 december. Controleer de statuten of deze automatische vaststelling is uitgesloten.

Te laat of niet deponeren is strafbaar als economisch delict en kan een boete of vervolging door het Openbaar Ministerie opleveren. Het grootste risico is bestuurdersaansprakelijkheid: gaat de rechtspersoon failliet terwijl de jaarrekening niet op tijd is gedeponeerd, dan kan de bestuurder persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.

Per grootteregime: verplichtingen en format

Welk regime van toepassing is, hangt af van de groottecriteria: balanstotaal, netto-omzet en gemiddeld aantal werknemers. Je valt in een regime als je op twee opeenvolgende balansdata aan ten minste twee van de drie criteria voldoet. De grensbedragen zijn met circa 25 procent verhoogd voor boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2024, met optionele toepassing over boekjaar 2023 (Staatsblad 2024, 52). Zie ons overzicht van de groottecriteria 2024 voor de indeling in detail.

De bedrijfsklasse bepaalt sinds wanneer digitaal deponeren verplicht is, welk format je mag gebruiken en of een controleverklaring vereist is:

Grote rechtspersonen en hun middelgrote dochterondernemingen mochten tot en met boekjaar 2024 nog op papier of in pdf deponeren; die uitzondering is per boekjaar 2025 vervallen. Alleen beursgenoteerde uitgevende instellingen die onder artikel 5:25o Wft vallen blijven uitgezonderd: zij deponeren hun jaarrapportage bij de AFM.

SBR Assurance: de controleverklaring in het digitale proces

Middelgrote en grote rechtspersonen moeten een controleverklaring bij de jaarrekening voegen; wanneer die controleplicht precies geldt, lees je in ons artikel over de accountantsverklaring bij de jaarrekening. Bij SBR-deponering gaat de verklaring digitaal mee via SBR Assurance: de accountant ondertekent elektronisch met een gekwalificeerd persoonsgebonden beroepscertificaat, en de verklaring wordt gedeponeerd in hetzelfde formaat als de jaarrekening.

NBA Alert 50 (juni 2025) verduidelijkt de rol van de accountant bij het SBR Report Package. Wordt een gecontroleerde jaarrekening achteraf technisch omgezet naar een SBR Report Package, dan geldt het opnemen van de oorspronkelijke controleverklaring als een nieuwe openbaarmaking waarvoor schriftelijke toestemming van de accountant nodig is. De technische omzetting zelf valt buiten de reikwijdte van de wettelijke controle (artikel 2:393 BW): de aanwezigheid van de verklaring in het pakket betekent dus niet dat de accountant zekerheid geeft over de XBRL-markeringen.

Formatkeuze: XBRL-instance of iXBRL?

Vanaf boekjaar 2024 kunnen rechtspersonen kiezen tussen twee formats. De verschillen gaan verder dan alleen leesbaarheid:

• XBRL-instance: puur machineleesbaar, zonder eigen opmaak. De structuur ligt volledig vast in de KVK-taxonomie en het format ondersteunt alleen NL-GAAP. Dit is het klassieke SBR-formaat dat micro- en kleinbedrijven al jaren gebruiken.

• iXBRL (Report Package): een XHTML-bestand dat mens en machine allebei kunnen lezen, aangeleverd als report package met een eigen extensietaxonomie. Vormvrij, geschikt voor NL-GAAP én IFRS, en gebaseerd op hetzelfde principe als het Europese ESEF-formaat voor beursvennootschappen.

De keuzevrijheid kent grenzen. Rapporteer je onder IFRS, dan past de jaarrekening niet in de vaste XBRL-structuur en is iXBRL de enige route. Val je binnen de reikwijdte van de CSRD, dan moet het bestuursverslag inclusief duurzaamheidsrapportage in het Europese formaat worden opgesteld; omdat een jaarrapportage niet in twee formaten gesplitst mag worden, wordt het hele pakket dan iXBRL. Voor buitenlandse rechtspersonen die op een andere grondslag rapporteren bestaat een lichtere iXBRL-variant met beperkte verplichte tagging.

Twijfel je welk format bij jouw situatie past? In ons vergelijkingsartikel over elektronisch deponeren met SBR of iXBRL zetten we de afwegingen per situatie op een rij.

Veelgestelde vragen

Wat is SBR deponeren? SBR deponeren is het digitaal aanleveren van de jaarrekening bij KVK volgens de Standard Business Reporting-standaard. De gegevens worden getagd op basis van de Nederlandse Taxonomie en aangeleverd als XBRL-instance of iXBRL-bestand, via financiële software (Digipoort) of het Zelf Deponeren portaal van KVK.

Is het verplicht om de jaarrekening elektronisch te deponeren? Ja, voor vrijwel alle rechtspersonen met een deponeringsplicht. Micro en klein deponeren via SBR sinds boekjaar 2016, middelgroot sinds boekjaar 2017 en groot vanaf boekjaar 2025. Alleen beursgenoteerde uitgevende instellingen (artikel 5:25o Wft) zijn uitgezonderd; zij deponeren bij de AFM.

Wat is het verschil tussen XBRL en iXBRL? XBRL is een puur machineleesbaar databestand. iXBRL (Inline XBRL) combineert de XBRL-tags met een leesbaar XHTML-document in één bestand: tegelijk een rapport voor mensen en een databestand voor systemen.

Wanneer is iXBRL verplicht in plaats van XBRL-instance? iXBRL is verplicht voor rechtspersonen die rapporteren onder IFRS (het XBRL-instance-formaat ondersteunt alleen NL-GAAP) en voor rechtspersonen binnen de reikwijdte van de CSRD. Voor alle andere deponeringsplichtige rechtspersonen geldt vanaf boekjaar 2024 een vrije keuze tussen beide formats.

Wat is SBR Assurance? SBR Assurance is het onderdeel van de SBR-afspraken waarmee de accountant de controleverklaring digitaal, met een gekwalificeerd persoonsgebonden beroepscertificaat, ondertekent en aan het aanleverbestand koppelt. Middelgrote en grote rechtspersonen deponeren hun jaarrekening inclusief deze digitaal ondertekende controleverklaring, in hetzelfde formaat als de jaarrekening.

Wat gebeurt er als ik te laat deponeer? Te laat of niet deponeren is een economisch delict: het kan een boete of vervolging opleveren. Gaat de rechtspersoon bovendien failliet terwijl de jaarrekening niet op tijd is gedeponeerd, dan kan de bestuurder persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Deponeer bij een niet op tijd vastgestelde jaarrekening in elk geval de opgemaakte versie binnen de twaalfmaandstermijn.

Doc2iXBRL bij SBR deponeren

Het taggen en valideren van een jaarrekening voor SBR-deponering vergt kennis van de Nederlandse Taxonomie, de SBR Filing Rules en, bij middelgrote en grote rechtspersonen, de werking van SBR Assurance. Doc2iXBRL ondersteunt accountants en interne verslaggevingsteams door de vastgestelde jaarrekening (PDF of Word) om te zetten naar een gevalideerd iXBRL-bestand dat gereed is voor aanlevering bij KVK. De AI stelt mappingen voor op basis van de NL Taxonomie; de reviewer houdt controle en past aan waar nodig. Ingebouwde Arelle-validatie signaleert technische fouten vóór indiening, zonder een KVK-acceptatie te garanderen.

Bronnen

• KVK — Deponeren met SBR: wie vanaf welk boekjaar digitaal moet deponeren en via welke kanalen.

• KVK — Uiterste termijn deponeren jaarrekening: de termijnenketen per rechtsvorm en de gevolgen van te laat deponeren.

• KVK — In welke bedrijfsklasse valt je bedrijf?: de groottecriteria per bedrijfsklasse.

• SBR-NL — Uitbreiding elektronische deponering handelsregister: de RTS, Reporting Manual, FAQ's en voorbeeldrapportages voor boekjaar 2025.

• Staatsblad 2024, 428: wijziging van het Besluit elektronische deponering handelsregister (verplichting grote rechtspersonen vanaf boekjaar 2025).

• Staatsblad 2024, 52: verhoging van de grensbedragen voor de groottecriteria met circa 25 procent.

• NBA — NBA Alert 50: de rol van de accountant bij het SBR Report Package en de controleverklaring.

• wetten.overheid.nl — Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 394: de wettelijke openbaarmakingsplicht en termijnen.