Deponering

Elektronisch deponeren bij de KVK: SBR of iXBRL?

Elektronisch deponeren bij de KVK is verplicht per bedrijfsklasse. Wanneer gebruikt u XBRL of iXBRL, wanneer is iXBRL verplicht en welke termijnen gelden?

10 min leestijd
Cover art for Elektronisch deponeren bij de KVK: SBR of iXBRL?

Elektronisch deponeren van de jaarrekening bij de KVK is wettelijk verplicht en gefaseerd ingevoerd per bedrijfsklasse: micro en klein sinds boekjaar 2016, middelgroot sinds boekjaar 2017 en groot vanaf boekjaar 2025. U deponeert via Standard Business Reporting (SBR) in een van twee formaten: XBRL (SBR Instance) of iXBRL (SBR Report Package). Rapporteert u onder Nederlandse verslaggevingsregels (NL GAAP), dan mag u kiezen; bij een jaarrekening onder IFRS of een duurzaamheidsrapportage is iXBRL verplicht.

Kerngegevens

  • Voor wie: iedere rechtspersoon die een jaarrekening bij de KVK moet deponeren, ingedeeld in de bedrijfsklassen micro, klein, middelgroot en groot.

  • Wat verplicht is: elektronisch deponeren via SBR. Voor de bedrijfsklasse groot geldt de verplichting voor boekjaren die op of na 1 januari 2025 beginnen; het Besluit elektronische deponering handelsregister is daarvoor op 18 december 2024 aangepast.

  • Twee formaten: XBRL (SBR Instance) of iXBRL (SBR Report Package). Vrijwillig deponeren in iXBRL kon al over boekjaar 2024; vanaf boekjaar 2025 is de formatkeuze het vaste regime.

  • iXBRL verplicht: bij een jaarrekening onder IFRS, bij een duurzaamheidsrapportage (ESRS) in het bestuursverslag, en bij entiteitsspecifieke posten of een eigen presentatie van de jaarrekening.

  • Accountantsverklaring: verplicht voor middelgroot en groot; deze wordt digitaal meegestuurd (SBR Assurance) en moet in hetzelfde formaat worden gedeponeerd als de jaarrekening.

  • Rechtsgrond: art. 2:394 BW (deponeringsplicht) en het Besluit elektronische deponering handelsregister. De regimes staan in art. 2:395a (micro), 2:396 (klein) en 2:397 (middelgroot) BW; groot is elke rechtspersoon die de grensbedragen van art. 2:397 BW overschrijdt.

Wat is elektronisch deponeren via SBR?

SBR (Standard Business Reporting) is de Nederlandse standaard waarmee jaarstukken digitaal en gestructureerd worden aangeleverd bij de KVK. De financiële gegevens worden getagd volgens de Nederlandse Taxonomie (NT), zodat de KVK ze machinaal kan verwerken. De aanlevering loopt via Digipoort, de overheidsgateway die door Logius wordt beheerd. In onze uitleg over wat SBR is en hoe deponeren via SBR werkt leest u hoe de standaard technisch in elkaar zit.

iXBRL (Inline XBRL) is het Europese rapportageformat in XHTML, waarin een mensleesbaar document en machineleesbare XBRL-tags in één bestand zijn samengevoegd. Hetzelfde bestand is daardoor leesbaar voor zowel mensen als machines, zonder aparte bestanden. Bij de KVK heet een deponering in dit format een SBR Report Package. Lees ook ons artikel over wat iXBRL is en hoe het verschilt van XBRL.

De bedrijfsklassen bepalen niet alleen wat u openbaar maakt, maar ook sinds wanneer elektronisch deponeren verplicht is en of een accountantsverklaring moet worden meegestuurd. De grensbedragen zijn voor boekjaren die op of na 1 januari 2024 beginnen met circa 25% verhoogd (Stb. 2024, 52): micro tot een balanstotaal van 450.000 euro en een netto-omzet van 900.000 euro, klein tot 7,5 respectievelijk 15 miljoen euro, middelgroot tot 25 respectievelijk 50 miljoen euro; naar keuze mocht dit al over boekjaar 2023 worden toegepast. Alle grenzen en de werknemerscriteria vindt u in ons overzicht van de groottecriteria voor de jaarrekening per boekjaar 2024.

Verplichting per bedrijfsklasse: het overzicht

De kern zit in twee vragen: sinds welk boekjaar geldt de elektronische deponeringsplicht voor uw bedrijfsklasse, en in welk format levert u aan? Onderstaande tabel zet de verplichting per klasse op een rij, plus of een accountantsverklaring vereist is.

Bedrijfsklasse

Wettelijke basis

Elektronisch (SBR) verplicht sinds

Accountantsverklaring

Micro

art. 2:395a BW

Boekjaar 2016

Niet vereist

Klein

art. 2:396 BW

Boekjaar 2016

Niet vereist

Middelgroot

art. 2:397 BW

Boekjaar 2017

Vereist, digitaal via SBR Assurance

Groot

boven de grensbedragen van art. 2:397 BW

Boekjaar 2025

Vereist, in hetzelfde formaat als de jaarrekening

Voor grote rechtspersonen (en hun daaraan gelieerde middelgrote dochters) was deponeren op papier voorheen toegestaan. Het Besluit elektronische deponering handelsregister is op 18 december 2024 aangepast: de elektronische verplichting geldt voor boekjaren die op of na 1 januari 2025 beginnen. In de praktijk deponeert een grote rechtspersoon dus vanaf 2026 verplicht elektronisch over boekjaar 2025. Voor boekjaren tot en met 2024 mocht in bepaalde groepssituaties (moederonderneming in een andere EU-lidstaat of daarbuiten) nog in pdf worden gedeponeerd.

Praktisch: micro- en kleine rechtspersonen kunnen hun jaarrekening opstellen en deponeren in het Zelf Deponeren portaal van de KVK, of deponeren met financiële software via SBR. Middelgrote en grote rechtspersonen kunnen de vastgestelde jaarrekening uploaden in datzelfde portaal of via SBR-software deponeren; voor die software is een PKIoverheid-certificaat nodig. Let op: voor de bedrijfsklasse groot kan het XBRL-format (SBR Instance) vooralsnog niet via het portaal, alleen via SBR-software; iXBRL kan via beide routes.

De formatkeuze: XBRL (SBR Instance) of iXBRL (SBR Report Package)

  • XBRL (SBR Instance): een gestructureerd XBRL-bestand volgens een voorgedefinieerd entrypoint uit de Nederlandse Taxonomie. Gestandaardiseerd en bewezen, maar de jaarrekening moet zich naar dat vaste raamwerk voegen.

  • iXBRL (SBR Report Package): het Europese Inline XBRL-format, waarin het mensleesbare jaarverslag en de XBRL-tags zijn samengevoegd in één XHTML-bestand, verpakt als report package. Flexibeler, geschikt voor een eigen presentatie en voor duurzaamheidsinformatie; vereist wel een eigen extensietaxonomie.

Welk format past bij uw situatie? De Regelgevende Technische Standaard (RTS) van het SBR-domein Handelsregister beveelt iXBRL aan als standaard voor jaarverslagen, omdat presentatie daar belangrijk is. De keuze is echter niet altijd vrij:

Uw situatie

Format

Jaarrekening volgens NL GAAP, standaardindeling

Vrije keuze: XBRL of iXBRL

Jaarrekening (geconsolideerd en/of enkelvoudig) volgens IFRS

iXBRL verplicht, ook bij een IFRS-geconsolideerde jaarrekening met een enkelvoudige jaarrekening op basis van NL GAAP

Duurzaamheidsrapportage (ESRS) in het bestuursverslag

iXBRL verplicht

Entiteitsspecifieke posten of aangepaste presentatie van de jaarrekening

iXBRL vereist

Geen passend voorgedefinieerd XBRL-entrypoint beschikbaar

iXBRL

Beursgenoteerd en ESEF-plichtig

Het ESEF-rapport kan bij de KVK worden gedeponeerd voor boekjaren die op of na 1 januari 2026 beginnen

Kiest u iXBRL op basis van NL GAAP of IFRS, dan is een eigen extensietaxonomie (entity-specific disclosures) verplicht: een klein taxonomiepakket met uw eigen posten, presentatievolgorde, rekenregels en dimensies. De technische eisen daaraan sluiten zoveel mogelijk aan bij die van ESEF, het format voor beursgenoteerde ondernemingen.

Praktische eisen aan een iXBRL-deponering

  • Het SBR Report Package mag niet groter zijn dan 100 MB en wordt aangeleverd via Digipoort (automatisch, vanuit software) of via het uploadportaal op de KVK-website.

  • Per rechtspersoon en per boekjaar kan slechts één vastgestelde jaarrekening worden gedeponeerd; controleer het KVK-nummer dus zorgvuldig.

  • Elke set kerntaxonomieën blijft drie jaar geldig voor deponeringen. Voor boekjaar 2025 zijn zowel de taxonomieset voor boekjaar 2024 als die voor boekjaar 2025 bruikbaar.

  • Valideer vóór aanlevering tegen de SBR Filing Rules (FR-NL) en de KVK-specifieke regels; Arelle is de gangbare open-source validator. Een bestand dat de validatie niet doorstaat, wordt bij Digipoort afgekeurd en moet opnieuw worden aangeboden.

Over duurzaamheid: de Europese duurzaamheidswetgeving (CSRD) is door het Omnibus-vereenvoudigingspakket van de Europese Commissie nog in beweging. De verwachting in de RTS 2025 is dat duurzaamheidsrapportages in XHTML met ESRS-taxonomie-markeringen verplicht worden. Wie nu al een duurzaamheidsrapportage volgens de ESRS in het bestuursverslag opneemt, moet daarom voor het iXBRL-format kiezen.

Accountantsverklaring en SBR Assurance

Voor middelgrote en grote rechtspersonen is de accountantsverklaring (controleverklaring) onderdeel van het depot (art. 2:393 BW). Middelgrote ondernemingen sturen die sinds boekjaar 2017 digitaal mee via SBR Assurance. Voor grote rechtspersonen geldt bovendien: de accountantsverklaring moet in hetzelfde formaat worden gedeponeerd als de jaarrekening; bij een SBR Report Package maakt zij deel uit van het pakket.

Een veelvoorkomende valkuil bij de omzetting van een bestaand jaarverslag: NBA Alert 50 (juni 2025) stelt dat het opnemen van de oorspronkelijke controleverklaring in een SBR Report Package na een technische omzetting geldt als een nieuwe openbaarmaking van die verklaring. Daarvoor is schriftelijke toestemming van de accountant vereist, terwijl de technische omzetting zelf buiten de wettelijke controle van art. 2:393 BW valt. Bespreek dit scenario dus vooraf met uw accountant, zodat de toestemming geen vertraging oplevert vlak voor de deadline.

Termijnen: wanneer moet de jaarrekening binnen zijn?

Na vaststelling moet de jaarrekening binnen acht dagen bij de KVK zijn gedeponeerd. Voor alle rechtsvormen geldt daarnaast een absolute grens: de jaarrekening moet binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd zijn. Voor een bv betekent dit: het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar, de aandeelhoudersvergadering kan dat met maximaal vijf maanden verlengen, en daarna volgt vaststelling en deponering. Rekenvoorbeeld: is uw boekjaar gelijk aan kalenderjaar 2025, dan moet de jaarrekening uiterlijk 31 december 2026 bij de KVK zijn — vastgesteld of, als vaststelling niet op tijd lukt, als opgemaakte niet-vastgestelde jaarrekening.

Veelgestelde vragen

Sinds wanneer is elektronisch deponeren via SBR verplicht? Dat verschilt per bedrijfsklasse. Voor micro en klein geldt de verplichting sinds boekjaar 2016, voor middelgroot sinds boekjaar 2017 en voor groot vanaf boekjaar 2025. Voor grote rechtspersonen was papier voorheen toegestaan; door de aanpassing van het Besluit elektronische deponering handelsregister vervalt die uitzondering voor boekjaren die op of na 1 januari 2025 beginnen.

Wanneer is iXBRL verplicht in plaats van XBRL? Bij een jaarrekening onder IFRS is iXBRL verplicht, ook wanneer alleen de geconsolideerde jaarrekening IFRS volgt en de enkelvoudige jaarrekening NL GAAP. Daarnaast is iXBRL verplicht bij een duurzaamheidsrapportage (ESRS) in het bestuursverslag, en vereist bij entiteitsspecifieke posten, een eigen presentatie of het ontbreken van een passend XBRL-entrypoint. Alleen bij een NL GAAP-jaarrekening in de standaardindeling is de keuze vrij.

Moet ik een accountantsverklaring meesturen bij de jaarrekening? Voor micro en klein is geen accountantsverklaring vereist. Voor middelgroot en groot wel: de verklaring wordt digitaal meegestuurd (SBR Assurance) en moet in hetzelfde formaat worden gedeponeerd als de jaarrekening. Wordt een bestaand jaarverslag technisch omgezet naar een SBR Report Package, houd dan rekening met de schriftelijke toestemming van de accountant volgens NBA Alert 50.

Wat is het verschil tussen SBR (XBRL-instance) en iXBRL? Een XBRL-instance (SBR Instance) is een puur machineleesbaar bestand volgens een vast entrypoint uit de Nederlandse Taxonomie. iXBRL (SBR Report Package) is een XHTML-bestand waarin het leesbare jaarverslag en de XBRL-tags zijn samengevoegd: één bestand voor mens én machine, met een eigen extensietaxonomie. Beide zijn geldige elektronische deponeringsroutes bij de KVK, behalve waar iXBRL verplicht is.

Mag een grote rechtspersoon nog op papier deponeren? Nee, vanaf boekjaar 2025 niet meer. Voor boekjaren tot en met 2024 mocht in bepaalde groepssituaties nog in pdf worden gedeponeerd. Lukt digitaal deponeren echt niet, neem dan eerst contact op met de KVK; er bestaat een ontheffingsroute.

Bepaalt mijn bedrijfsklasse het format? Nee, niet rechtstreeks. De bedrijfsklasse bepaalt sinds wanneer de elektronische verplichting geldt, wat u openbaar maakt en of een accountantsverklaring vereist is. De formatkeuze (XBRL of iXBRL) staat daar los van en wordt bepaald door uw verslaggevingsstelsel (NL GAAP of IFRS), een eventuele duurzaamheidsrapportage en de mate van maatwerk in uw jaarrekening.

Doc2iXBRL bij elektronisch deponeren

Of u nu in XBRL (SBR Instance) of in iXBRL (SBR Report Package) deponeert: het juiste format, een valide extensietaxonomie en validatie vooraf bepalen of de aanlevering bij Digipoort soepel verloopt. Doc2iXBRL converteert goedgekeurde PDF- of Word-jaarverslagen naar gevalideerde XBRL- of iXBRL-bestanden, valideert tegen de SBR Filing Rules via Arelle plus eigen pre-filing checks, en laat de reviewer volledig in controle, zonder een KVK-uitkomst te garanderen. Hoe u van een goedgekeurd pdf-jaarverslag naar een valide bestand komt, leest u in ons artikel over de jaarrekening omzetten naar XBRL of iXBRL. Wilt u zien hoe dit werkt voor uw bedrijfsklasse en verslaggevingsstelsel?

Boek een demo

Bronnen