Een jaarrekening omzetten naar XBRL of iXBRL is verplicht voor vrijwel alle rechtspersonen die hun jaarrekening bij de KVK deponeren, en voor beursgenoteerde ondernemingen die onder ESEF rapporteren. Sinds boekjaar 2025 geldt de digitale deponeringsplicht ook voor de bedrijfsklasse groot. De conversie zet een vastgestelde jaarrekening (PDF, Word of een ander bronformaat) om in een gestructureerd, machineleesbaar bestand dat voldoet aan de SBR-regels van het Handelsregister (KVK) of aan de ESEF-vereisten (AFM). Dit artikel legt de stappen uit, noemt veelgemaakte fouten en verduidelijkt het verschil tussen een KVK-deponering en een ESEF-rapportage.
Kerngegevens
Voor wie: alle rechtspersonen die verplicht digitaal deponeren bij de KVK (micro en klein vanaf boekjaar 2016, middelgroot vanaf boekjaar 2017, groot vanaf boekjaar 2025) en beursgenoteerde ondernemingen op EU-gereglementeerde markten die onder ESEF rapporteren
Rechtsgrond KVK: art. 2:394 BW en het Besluit elektronische deponering handelsregister; de rapportage gebruikt de Nederlandse Taxonomie (NT), beheerd binnen het SBR-programma
Rechtsgrond ESEF: Gedelegeerde Verordening (EU) 2019/815, op basis van art. 4 lid 7 van de Transparantierichtlijn; in Nederland houdt de AFM toezicht en is zij het deponeringsloket
Format KVK: XBRL-instance (het klassieke SBR-formaat) of het Europese formaat (XHTML met ingebedde iXBRL-tags); die keuze bestaat voor elke bedrijfsklasse vanaf boekjaar 2024
Format ESEF: het hele jaarverslag in XHTML; de IFRS-geconsolideerde jaarrekening wordt gemarkeerd met iXBRL op basis van de ESEF-taxonomie, een uitbreiding op de IFRS-taxonomie
Validatie: Arelle (door XBRL International gecertificeerd als Validating Processor) met de SBR Filing Rules en de KVK-regels voor deponering; de ESEF-RTS en het ESEF Reporting Manual voor ESEF
Waarom de conversie benodigd is
Digitale deponering bij de KVK is gefaseerd verplicht gesteld per bedrijfsklasse: micro en klein vanaf boekjaar 2016, middelgroot vanaf boekjaar 2017 en groot vanaf boekjaar 2025. Met de wijziging van het Besluit elektronische deponering handelsregister van 18 december 2024 is de laatste uitzondering voor grote rechtspersonen vervallen. Alleen uitgevende instellingen blijven uitgezonderd: zij deponeren hun jaarverslag in ESEF-formaat bij de AFM.
Een PDF of Word-bestand volstaat niet. De KVK vereist een gestructureerd XBRL- of iXBRL-bestand waarin elke post in de balans, de winst-en-verliesrekening en de toelichting is gekoppeld aan een concept uit de Nederlandse Taxonomie. Zonder die koppeling kan de ontvanger de cijfers niet automatisch verwerken en vergelijken.
De termijnen veranderen niet door het format: deponeer uiterlijk 8 dagen na vaststelling van de jaarrekening, en in ieder geval binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar.
Zie ook Elektronisch deponeren: SBR of iXBRL? voor de achtergrond van de verplichting.
Eerst kiezen: XBRL-instance of iXBRL?
Voor een KVK-deponering bestaat sinds boekjaar 2024 een keuze tussen twee formats. Die keuze bepaalt de rest van het conversietraject, dus maak haar vóór stap één.
Kenmerk | XBRL-instance (klassiek SBR) | iXBRL (Europees formaat) |
|---|---|---|
Leesbaarheid | Alleen machineleesbaar; weergave vereist aparte software | Eén XHTML-bestand: leesbaar in de browser én machineleesbaar |
Opmaak | Vast raamwerk van de taxonomie, geen eigen opmaak | Eigen presentatie van de jaarrekening blijft behouden |
Extensietaxonomie | Niet van toepassing: vaste entrypoints per bedrijfsklasse | Verplicht: eigen extensietaxonomie, samen met het rapport in één Report Package |
Maximale omvang | 15 MB | 100 MB (Report Package) |
Duurzaamheidsrapportage (CSRD) | Niet mogelijk | Verplicht dit formaat gebruiken |
Aanlevering | Digipoort (SBR-software) of het uploadportaal van de KVK | Digipoort (SBR-software) of het uploadportaal van de KVK |
De Regelgevende Technische Standaard (RTS) van het SBR-domein Handelsregister noemt iXBRL het aanbevolen formaat voor jaarrapportages waarin presentatie een belangrijke rol speelt. Twee praktische regels: per boekjaar kan slechts één vastgestelde jaarrapportage worden gedeponeerd, en de accountantsverklaring moet in hetzelfde formaat worden gedeponeerd als de jaarrekening.
De zes stappen van een correcte XBRL-conversie
Een betrouwbare conversie doorloopt altijd dezelfde fasen, ongeacht of het om een klein bedrijf of een grote onderneming gaat.
Stap | Wat er gebeurt | Aandachtspunt |
|---|---|---|
1. Aanlevering vastgesteld document | De accountant of opsteller levert de definitieve PDF of DOCX aan | Gebruik altijd de vastgestelde versie; tussenversies leiden tot foutieve tags |
2. Extractie van financiële data | Software of een specialist haalt balans, winst-en-verliesrekening en toelichting uit het document | Tabellen, voetnoten en samengevoegde cellen vragen extra controle |
3. Mapping naar taxonomieconcepten | Elke post wordt gekoppeld aan het juiste concept in de KVK-taxonomie (NT) of de ESEF-taxonomie (IFRS) | Verkeerde mapping is de meest voorkomende oorzaak van validatiefouten |
4. Review door de reviewer | De accountant of interne reviewer controleert de tags, de bedragen, tekens en schaal, en de structuur | Vier-ogen-principe is cruciaal; goede software toont de tags naast de leesbare tekst |
5. Validatie tegen de geldende regels | Het bestand wordt gevalideerd met Arelle tegen de SBR Filing Rules en KVK-regels, of tegen de ESEF-RTS en het ESEF Reporting Manual | Fouten en waarschuwingen worden gerapporteerd per concept en per regel |
6. Export van het gevalideerde pakket | Het eindpakket (XBRL-instance of iXBRL Report Package) is klaar voor indiening bij de KVK of de AFM | Bewaar het validatierapport als aantoonbaar bewijs van de pre-filing checks |
Stap 3 nader bekeken: entrypoint en bedrijfsklasse
De mapping bepaalt de kwaliteit van het eindproduct. Het juiste entrypoint in de KVK-taxonomie hangt af van de bedrijfsklasse: micro en klein gebruiken een beperkt schema, middelgroot en groot uitgebreidere entrypoints met meer verplichte toelichtingen. Voor ESEF geldt het entrypoint van de ESEF-taxonomie, waarbij extensie-elementen verplicht worden verankerd aan het basistaxonomie-element met de nauwst aansluitende boekhoudkundige betekenis.
De bedrijfsklasse volgt uit drie criteria: balanstotaal, netto-omzet en gemiddeld aantal werknemers. Een rechtspersoon valt in een klasse als hij twee opeenvolgende boekjaren aan minstens twee van de drie criteria voldoet. Sinds boekjaar 2024 gelden met circa 25% verhoogde grensbedragen (optioneel al toepasbaar over boekjaar 2023):
Bedrijfsklasse | Balanstotaal | Netto-omzet | Werknemers |
|---|---|---|---|
Micro | ≤ € 450.000 | ≤ € 900.000 | < 10 |
Klein | ≤ € 7,5 mln | ≤ € 15 mln | < 50 |
Middelgroot | ≤ € 25 mln | ≤ € 50 mln | < 250 |
Groot | > € 25 mln | > € 50 mln | ≥ 250 |
Lees de groottecriteria voor de jaarrekening voor de volledige uitwerking per klasse, inclusief de gevolgen voor vrijstellingen en accountantscontrole.
Gebruik nooit een entrypoint voor middelgroot als de entiteit als klein kwalificeert, en omgekeerd. Het entrypoint bepaalt welke concepten beschikbaar zijn en welke gegevens verplicht zijn; validatie tegen het verkeerde entrypoint levert fouten op die pas laat in het traject zichtbaar worden.
Handmatig vs. met software
Handmatig taggen in een XML-editor vereist diepgaande taxonomiekennis en is moeilijk herhaalbaar bij de jaarlijkse taxonomie-updates. Conversiesoftware neemt het document als invoer, stelt mappingsuggesties voor per taxonomieconcept en valideert automatisch. De reviewer behoudt volledige controle; de software neemt het repetitieve werk weg. Voor accountantskantoren met meerdere klanten is het verschil in doorlooptijd aanzienlijk, zeker nu de iXBRL-variant ook een extensietaxonomie en een Report Package vereist.
KVK (SBR) versus ESEF (IFRS): twee strikt gescheiden uitkomsten
Dit onderscheid is fundamenteel en mag nooit worden vermengd.
Kenmerk | KVK-deponering (SBR) | ESEF-rapportage |
|---|---|---|
Verslaggevingskader | Dutch GAAP (BW Boek 2 Titel 9 en RJ-richtlijnen), of IFRS | IFRS (geconsolideerde jaarrekening) |
Taxonomie | Nederlandse Taxonomie met de KVK-entrypoints | ESEF-taxonomie (uitbreiding van de IFRS-taxonomie, ESMA) |
Format | XBRL-instance of iXBRL (XHTML), keuze vanaf boekjaar 2024 | XHTML; iXBRL-markering van de IFRS-geconsolideerde jaarrekening |
Entiteit-ID | KvK-nummer | LEI (Legal Entity Identifier, ISO 17442) |
Ontvanger | KVK, via Digipoort of het uploadportaal | AFM (het officieel aangewezen deponeringsmechanisme in Nederland) |
Extensies | XBRL-variant: geen eigen extensies; iXBRL-variant: eigen extensietaxonomie verplicht | Alleen waar de basistaxonomie tekortschiet, met verplichte verankering |
Block-tagging van de toelichting | Nog niet verplicht; volgt één jaar na ESMA's herziene block-taggingaanpak | Verplicht vanaf boekjaar 2022 |
Doelgroep | Vrijwel alle Nederlandse rechtspersonen met deponeringsplicht | Beursgenoteerde ondernemingen op EU-gereglementeerde markten |
Een uitgevende instelling deponeert haar ESEF-jaarverslag bij de AFM en is daarmee uitgezonderd van de SBR-deponeringsplicht bij de KVK. Raakt een organisatie beide kaders, bijvoorbeeld als grote Nederlandse dochter van een beursgenoteerde groep, dan gelden twee aparte trajecten: twee bestanden, twee taxonomieën en twee validatieprocessen.
Veelgemaakte fouten bij de conversie
1. Verkeerd entrypoint voor de bedrijfsklasse
Een medewerker kiest het entrypoint voor middelgroot terwijl de entiteit als klein kwalificeert, of omgekeerd. Sinds de verhoging van de grensbedragen per boekjaar 2024 schuiven bovendien veel entiteiten een klasse omlaag; wie de oude criteria blijft hanteren, tagt tegen een te zwaar entrypoint. De fouten worden vaak pas in de validatiestap zichtbaar.
2. Ongetagde posten
Niet alle posten worden meegenomen in de eerste extractieronde. Bij een iXBRL-deponering vereist de RTS gedetailleerde markering van alle bedragen in de gerapporteerde valuta in de primaire overzichten, inclusief streepjes of lege cellen die nul betekenen, plus verplichte metadata zoals KvK-nummer, naam, rechtsvorm en bedrijfsklasse. Ontbrekende tags leiden tot een incompleet bestand dat de minimale rapportage-eisen niet haalt.
3. Enkelvoudig en geconsolideerd verwisseld
De taxonomie onderscheidt enkelvoudige en geconsolideerde cijfers niet met aparte concepten, maar met een dimensie: hetzelfde concept krijgt het domeinlid geconsolideerd of enkelvoudig mee. Een bedrag dat in de verkeerde scope is geplaatst, is voor de validator soms onzichtbaar maar inhoudelijk fout. Bevat het jaarverslag beide jaarrekeningen, dan moet volgens de RTS in ieder geval de geconsolideerde jaarrekening worden gemarkeerd.
4. Bedragen in de verkeerde schaal
Presenteert de jaarrekening bedragen in duizenden euro's, dan staat er bijvoorbeeld 1.234 terwijl de werkelijke waarde € 1.234.000 is. In iXBRL regelt een schaalattribuut die vermenigvuldiging; staat dat verkeerd, dan wijken de gerapporteerde waarden een factor 1.000 af van de zichtbare tekst. De AFM noemde in haar ESEF-onderzoek over verslagjaar 2023 de richting (het teken) en de schaal van gemarkeerde bedragen expliciet als terugkerende aandachtspunten.
5. Gebruik van een verouderde taxonomieversie
De Nederlandse Taxonomie en de ESEF-taxonomie worden jaarlijks bijgewerkt. Voor KVK-deponeringen blijft een set basistaxonomieën drie jaar bruikbaar; voor boekjaar 2025 mag zowel de set van 2024 als die van 2025 worden gebruikt, maar het gebruik van de meest recente set wordt sterk aangeraden. Een bestand dat tegen een niet meer ondersteunde versie is opgebouwd, kan worden afgewezen.
Verwante onderwerpen
Wat is iXBRL en wat is het verschil met XBRL? voor de technische achtergrond van de twee formaten
Jaarrekening digitaal deponeren in iXBRL voor het deponeringsproces per documenttype en bedrijfsklasse
Elektronisch deponeren: SBR of iXBRL? voor de keuze tussen de twee toegestane formats bij KVK-deponering
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen XBRL en iXBRL? XBRL is een losstaand, gestructureerd bestand dat alleen machineleesbaar is. iXBRL bedt de XBRL-tags in een XHTML-document in, zodat het bestand zowel door mensen als door machines leesbaar is. Bij KVK-deponering zijn beide formats toegestaan vanaf boekjaar 2024; ESEF vereist XHTML met iXBRL-markering.
Wat is de betekenis van iXBRL? iXBRL staat voor Inline eXtensible Business Reporting Language. Het combineert een leesbaar rapport met ingebedde, gestructureerde XBRL-tags in één XHTML-bestand.
Kan ik een Word-document of PDF rechtstreeks omzetten naar XBRL? Ja, via conversiesoftware. Het platform extraheert de financiële data, stelt mappingen voor op basis van de taxonomie en genereert een geldig XBRL- of iXBRL-bestand. Er is altijd een mapping- en validatiestap nodig: het document wordt niet vanzelf een XBRL-bestand.
Welke taxonomie gebruik ik voor een KVK-deponering? De KVK-taxonomie binnen de Nederlandse Taxonomie. Het juiste entrypoint hangt af van de bedrijfsklasse: micro, klein, middelgroot en groot hebben elk eigen entrypoints. Kies je voor de iXBRL-variant, dan hoort daar ook een eigen extensietaxonomie bij.
Is ESEF hetzelfde als KVK-deponering? Nee. ESEF geldt voor beursgenoteerde ondernemingen die hun jaarverslag met IFRS-geconsolideerde jaarrekening indienen bij de AFM. KVK-deponering geldt voor vrijwel alle Nederlandse rechtspersonen met een deponeringsplicht. De twee regimes gebruiken verschillende taxonomieën, regels en ontvangers.
Wanneer moet de jaarrekening gedeponeerd zijn? Uiterlijk 8 dagen na vaststelling, en in ieder geval binnen 12 maanden na afloop van het boekjaar. Plan de conversie en validatie ruim vóór die deadline in, zodat er tijd is om validatiefouten op te lossen.
Wat valideert een XBRL-bestand voor KVK-deponering? Het bestand wordt gevalideerd met een gecertificeerde XBRL-processor zoals Arelle tegen de SBR Filing Rules en de KVK-regels. Die controleren onder meer of het juiste entrypoint is gebruikt, of alle verplichte gegevens aanwezig zijn en of de bedragen consistent zijn.
Doc2iXBRL bij het omzetten van jaarrekeningen
Doc2iXBRL ondersteunt accountants en interne filing teams bij de conversie van een vastgestelde PDF of DOCX naar een geldig XBRL- of iXBRL-bestand. AI stelt mappingen voor per taxonomieconcept, de reviewer bevestigt of past elke tag aan, en Arelle valideert het eindresultaat automatisch. Het platform dekt KVK-deponering (Dutch GAAP, Nederlandse Taxonomie) en ESEF-rapportage (IFRS, ESEF-taxonomie) als twee volledig gescheiden workflows. Doc2iXBRL geeft geen garantie op acceptatie door de KVK of de AFM, maar levert een technisch gevalideerd pakket af dat klaar is voor indiening.
Plan een demoBronnen
KVK: Deponeren met SBR en de bedrijfsklassen: deponeringsplicht, formats en groottecriteria
SBR-domein Handelsregister: de RTS, de Reporting Manual, taxonomieën en voorbeeldbestanden voor elektronisch deponeren
Staatsblad 2024, 52: het Implementatiebesluit met de verhoogde grensbedragen per boekjaar 2024
AFM: verkrijgbaar stellen en deponeren en ESMA over ESEF: de ESEF-verplichtingen voor beursgenoteerde ondernemingen
XBRL International: Arelle-certificering: de actuele certificeringsstatus van de validator
