Deponering

Jaarrekening digitaal deponeren in iXBRL: hoe moet dat?

Vanaf boekjaar 2025 deponeert elke rechtspersoon de jaarrekening digitaal via SBR. Zo kiest u tussen XBRL en iXBRL, en wanneer is iXBRL verplicht.

9 min leestijd
Cover art for Jaarrekening digitaal deponeren via iXBRL: wat verandert er en wanneer

Vanaf boekjaar 2025 moet vrijwel elke Nederlandse rechtspersoon de jaarrekening digitaal via SBR bij KVK deponeren. Het Besluit elektronische deponering handelsregister is op 18 december 2024 gewijzigd en trekt daarmee ook de laatste groep, de grote rechtspersonen, de digitale keten in. Tegelijk bestaat er sinds boekjaar 2024 een formaatkeuze: het vertrouwde XBRL-formaat (een SBR-instance) of het Europese iXBRL-formaat (XHTML met ingebedde XBRL-tags). Dit artikel legt per grootteklasse uit wat er geldt, hoe u tussen de twee formaten kiest en in welke situaties iXBRL verplicht is.

Kerngegevens

  • Voor wie: alle rechtspersonen die op grond van artikel 2:394 BW hun jaarrekening bij het Handelsregister van KVK moeten deponeren.

  • Rechtsgrond: artikel 2:394 BW (deponeringsplicht) en het Besluit elektronische deponering handelsregister, gewijzigd bij Besluit van 18 december 2024 (Staatsblad 2024, 428).

  • Digitaal verplicht: micro en klein vanaf boekjaar 2016, middelgroot vanaf boekjaar 2017, groot vanaf boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2025.

  • Formaat: XBRL (SBR-instance) of het Europese iXBRL-formaat (XHTML), naar keuze van de rechtspersoon, tenzij iXBRL verplicht is.

  • Termijn: deponeren binnen 8 dagen na vaststelling en uiterlijk 12 maanden na afloop van het boekjaar.

  • Uitzondering: beursgenoteerde ondernemingen (uitgevende instellingen als bedoeld in artikel 5:25o Wft) deponeren hun jaarrapportage in ESEF-formaat bij de AFM, niet via SBR bij KVK.

Van gefaseerde invoering naar een volledige digitale plicht

Het digitaal deponeren verliep in fasen en loopt via Standard Business Reporting (SBR), de landelijke standaard voor gestructureerde digitale gegevensuitwisseling met de overheid. Micro- en kleine rechtspersonen deponeren sinds boekjaar 2016 verplicht digitaal, middelgrote rechtspersonen sinds boekjaar 2017. Grote rechtspersonen en bijvoorbeeld middelgrote dochterondernemingen van grote rechtspersonen waren tot nu toe uitgezonderd, in afwachting van het Europese elektronische verslagleggingsformaat (ESEF) dat voor beursgenoteerde ondernemingen werd ontwikkeld.

Die uitzondering is geschrapt. Het Besluit van 18 december 2024 (Staatsblad 2024, 428) bepaalt dat ook grote rechtspersonen hun jaarrapportage, dat wil zeggen de jaarrekening, het bestuursverslag en de overige gegevens, elektronisch via SBR deponeren, te beginnen met boekjaren die ingaan op of na 1 januari 2025. Ook rechtspersonen die een jaarrekening op buitenlandse grondslag deponeren vallen nu binnen de reikwijdte. Alleen uitgevende instellingen met zetel in Nederland blijven uitgezonderd: zij leveren hun jaarrapportage aan bij de AFM.

Tegelijk is het SBR-kanaal uitgebreid met het Europese formaat. Vanaf boekjaar 2024 kan bij het elektronisch deponeren worden gekozen tussen het XBRL-formaat en het iXBRL-formaat; sinds februari 2025 accepteren Digipoort en het uploadportaal van KVK daadwerkelijk iXBRL Report Packages. De eisen staan in de Regelgevende Technische Standaard (RTS) en de Reporting Manual van het SBR-domein Handelsregister, die inhoudelijk zoveel mogelijk aansluiten bij de Europese ESEF-regels voor beursgenoteerde ondernemingen.

Overzicht per grootteklasse

De grootteklasse (micro, klein, middelgroot of groot) volgt uit balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers over twee opeenvolgende boekjaren. Let op: de drempelbedragen zijn per boekjaar 2024 verhoogd, waardoor veel ondernemingen in een lichtere klasse vallen; zie de groottecriteria voor de jaarrekening. De tabel hieronder toont per grootteklasse wanneer digitaal deponeren verplicht werd, welk formaat geldt en of er een accountantsverklaring nodig is.

Grootteklasse

Digitaal verplicht

Formaat

Accountantsverklaring

Micro (art. 2:395a BW)

Vanaf boekjaar 2016

XBRL of iXBRL (keuze)

Niet verplicht

Klein (art. 2:396 BW)

Vanaf boekjaar 2016

XBRL of iXBRL (keuze)

Niet verplicht

Middelgroot (art. 2:397 BW)

Vanaf boekjaar 2017

XBRL of iXBRL (keuze)

Verplicht (art. 2:393 BW)

Groot (boven de criteria van art. 2:397 BW)

Vanaf boekjaar 2025

XBRL of iXBRL (keuze); bij IFRS of maatwerk alleen iXBRL

Verplicht (art. 2:393 BW)

De verplichting volgt het type jaarrekening dat u deponeert, niet alleen de feitelijke omvang. Een kleine rechtspersoon die vrijwillig als middelgroot deponeert (inclusief accountantscontrole), valt sinds boekjaar 2017 onder de digitale plicht; wie als groot deponeert of IFRS toepast, valt er vanaf boekjaar 2025 onder.

XBRL of iXBRL:

Bij het XBRL-formaat levert u een XBRL-instancedocument aan: gestructureerde, machineleesbare data zonder eigen opmaak, opgesteld binnen het vaste stramien van de Nederlandse Taxonomie. Bij het iXBRL-formaat is de jaarrekening één XHTML-document waarin de XBRL-tags zijn ingebed: hetzelfde bestand is leesbaar voor mensen én verwerkbaar door machines, en u behoudt uw eigen indeling en huisstijl. Lees voor de technische achtergrond ook ons artikel over het verschil tussen XBRL en iXBRL.

Kenmerk

XBRL (SBR-instance)

iXBRL (Report Package)

Bestandsvorm

XBRL-instancedocument (alleen data)

XHTML-document met ingebedde XBRL-tags

Leesbaarheid

Alleen machineleesbaar; weergave vereist software

Mens- én machineleesbaar in elke browser

Opmaak

Vast stramien van de Nederlandse Taxonomie

Eigen indeling en huisstijl mogelijk

Taxonomie

Voorgedefinieerd entrypoint per grootteklasse

Eigen extensietaxonomie verplicht

Verslaggevingsstandaard

Alleen NL-GAAP

NL-GAAP of IFRS

Maximale omvang

15 MB

100 MB

Aanleverroute

Digipoort of het KVK-portaal

Digipoort of het KVK-uploadportaal

Een iXBRL-deponering gebeurt als Report Package: één pakketbestand dat de iXBRL-documenten en de eigen extensietaxonomie bevat. Per boekjaar kan slechts één vastgestelde jaarrapportage worden gedeponeerd, en de rechtspersoon moet zelf verifiëren dat de deponering succesvol in het Handelsregister is verwerkt.

Wanneer is iXBRL verplicht en geen keuze?

De RTS van het SBR-domein Handelsregister beperkt de keuzevrijheid in vier situaties:

  • IFRS-jaarrekening. De XBRL-route is alleen beschikbaar voor jaarrekeningen op basis van NL-GAAP. Wie onder IFRS rapporteert, deponeert in iXBRL. Een rechtspersoon die IFRS toepast, geldt bovendien als grote rechtspersoon, ongeacht de feitelijke omvang.

  • Maatwerk in de presentatie. Rechtspersonen die entiteit-specifieke posten opnemen of de indeling en presentatie van de jaarrekening aanpassen, moeten altijd het iXBRL-formaat gebruiken.

  • ESRS-duurzaamheidsinformatie. Wie in het bestuursverslag rapporteert op basis van de European Sustainability Reporting Standards moet het iXBRL-formaat gebruiken. De Europese duurzaamheidswetgeving (CSRD) is door het Omnibus-vereenvoudigingspakket nog in beweging; controleer de actuele stand voordat u het rapportageproces hierop inricht.

  • Geen geschikt entrypoint. Bestaat er geen voorgedefinieerd XBRL-entrypoint dat bij uw situatie past, dan is iXBRL de enige route.

Twijfelt u welk formaat bij uw organisatie past? Onze keuzehulp elektronisch deponeren: SBR of iXBRL zet de afwegingen op een rij of neem contact op met een van onze experts.

Termijnen: wanneer moet de jaarrekening binnen zijn?

Artikel 2:394 BW kent drie termijnen. Lid 1: de rechtspersoon maakt de jaarrekening openbaar binnen acht dagen na de vaststelling. Lid 2: is de jaarrekening niet binnen twee maanden na afloop van de opmaaktermijn vastgesteld, dan deponeert het bestuur onverwijld de opgemaakte (nog niet vastgestelde) jaarrekening, met vermelding dat zij nog niet is vastgesteld. Lid 3: uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar moet de jaarrekening hoe dan ook openbaar zijn gemaakt.

Rekenvoorbeeld. Loopt het boekjaar gelijk met kalenderjaar 2025 en stelt de algemene vergadering de jaarrekening vast op 15 mei 2026, dan moet de deponering uiterlijk 23 mei 2026 zijn gedaan. Blijft de vaststelling uit, dan geldt de uiterste grens van lid 3: uiterlijk op 31 december 2026 moet er gedeponeerd zijn.

De accountant en NBA Alert 50

Middelgrote en grote rechtspersonen zijn controleplichtig (artikel 2:393 BW); de controleverklaring maakt deel uit van de deponering. Micro- en kleine rechtspersonen zijn vrijgesteld van de wettelijke controle.

Voor het iXBRL Report Package publiceerde de NBA op 26 juni 2025 Alert 50 over de rol van de externe accountant. Kern: wordt de tekst van de controleverklaring opgenomen in een SBR Report Package, dan geldt dat als een nieuwe openbaarmaking van die verklaring, waarvoor de accountant vooraf schriftelijk toestemming moet geven. De technische omzetting van de vastgestelde jaarrekening naar iXBRL valt buiten de reikwijdte van de wettelijke controle; de alert beschrijft vijf scenario's en de bijbehorende teksten in de controleverklaring. Praktische les: betrek de accountant vroeg in het deponeringsproces, zeker in het eerste iXBRL-jaar.

Zelf deponeren of deponeren via software?

Via het Zelf Deponeren-portaal van KVK stellen micro- en kleine rechtspersonen hun jaarrekening online op en deponeren zij direct. Middelgrote en grote rechtspersonen kunnen het portaal gebruiken om de reeds vastgestelde jaarrekening te uploaden; een middelgrote rechtspersoon uploadt daarbij drie bestanden: de jaarrekening, de controleverklaring en de elektronische handtekening van de accountant. Inloggen kan onder meer met eHerkenning, en wie voor een ander deponeert heeft altijd een machtiging nodig.

Voor geautomatiseerde aanlevering, de standaardroute voor accountants- en administratiekantoren die veel jaarrekeningen deponeren, loopt de deponering via SBR-software en Digipoort.

Veelgestelde vragen

Is het verplicht om de jaarrekening digitaal te deponeren? Ja. Micro- en kleine rechtspersonen zijn dat sinds boekjaar 2016, middelgrote sinds boekjaar 2017 en grote rechtspersonen vanaf boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2025. Alleen beursgenoteerde ondernemingen (uitgevende instellingen, art. 5:25o Wft) zijn uitgezonderd; zij deponeren hun jaarrapportage bij de AFM.

Kan ik nog op papier of als PDF deponeren? Voor boekjaren die beginnen op of na 1 januari 2025 niet meer, ongeacht de grootteklasse. Een PDF is geen geldig aanleverformaat: de jaarrekening moet als XBRL-instance of als iXBRL Report Package worden aangeleverd via Digipoort of het KVK-portaal.

Wat is het verschil tussen XBRL en iXBRL? XBRL is een apart, puur machineleesbaar instancedocument met gestructureerde financiële data. iXBRL (Inline XBRL) bedt diezelfde tags in een XHTML-document in, zodat één bestand zowel door mensen als door machines gelezen kan worden. Bij KVK-deponering zijn beide formaten toegestaan, tenzij iXBRL verplicht is.

Wanneer is iXBRL verplicht bij KVK-deponering? Bij een jaarrekening op basis van IFRS, bij entiteit-specifieke posten of een aangepaste indeling en presentatie, bij ESRS-duurzaamheidsrapportage in het bestuursverslag, en wanneer er geen geschikt voorgedefinieerd XBRL-entrypoint bestaat.

Moeten middelgrote en grote bedrijven een accountantsverklaring meesturen? Ja, de controleverklaring maakt deel uit van de deponering. Wordt de verklaring opgenomen in een iXBRL Report Package, dan is daarvoor volgens NBA Alert 50 (26 juni 2025) vooraf schriftelijke toestemming van de accountant vereist, omdat dit een nieuwe openbaarmaking van de verklaring is.

Geldt de digitale plicht ook bij vrijwillig zwaarder deponeren? Ja. De verplichting volgt het type jaarrekening dat wordt gedeponeerd. Een kleine rechtspersoon die vrijwillig deponeert volgens de eisen voor middelgroot valt sinds boekjaar 2017 onder de digitale plicht; wie deponeert volgens de eisen voor groot, vanaf boekjaar 2025.

Doc2iXBRL bij digitaal deponeren

De omschakeling van een klassieke SBR-keten naar iXBRL vraagt andere software en een andere werkwijze. Doc2iXBRL is een platform voor accountants en financiële afdelingen dat goedgekeurde PDF- of Word-jaarrekeningen omzet naar gevalideerde iXBRL of SBR, inclusief AI-ondersteunde taxonomiekoppeling en pre-filing validatie via Arelle. Het platform ondersteunt zowel de Nederlandse Taxonomie voor KVK-deponeringen (Dutch GAAP) als ESEF voor IFRS-rapportages, zonder een KVK-acceptatie-uitkomst te garanderen.

Plan een demo

Bronnen